Υποστήριξη Απορρήτου Εξωτερικού Αναδόχου: Πότε η Εξωτερική Ανάθεση DPO και Συμμόρφωσης Αξίζει Πραγματικά

Έχετε προσπαθήσει ποτέ να διαβάσετε έναν κανονισμό GDPR σαν να ήταν το εγχειρίδιο συναρμολόγησης ενός σουηδικού επίπλου; Ανάμεσα σε «υπεύθυνο επεξεργασίας» και «εκτίμηση αντικτύπου», σου έρχεται να καλέσεις έναν φίλο που να μιλάει ανθρώπινα. Για πολλές ΜΜΕ, η πρόσληψη ενός εσωτερικού DPO είναι σαν να αγοράζεις μια Ferrari για να πας για ψώνια: ακριβό, ογκώδες και ίσως λίγο υπερβολικό. Γι' αυτό η εξωτερική υποστήριξη απορρήτου γίνεται η προτιμώμενη λύση για όσους θέλουν να κοιμούνται ήσυχοι χωρίς να αδειάζουν τον τραπεζικό τους λογαριασμό.

Η εξωτερική ανάθεση της συμμόρφωσης απορρήτου δεν σημαίνει ότι βασίζεσαι σε έναν μάγο με κρυστάλλινη σφαίρα. Σημαίνει ότι αναθέτεις σε επαγγελματίες που μιλούν τη γλώσσα των εποπτικών αρχών, χωρίς να χρειάζεται να τους κρατάς στο γραφείο 8 ώρες την ημέρα. Φυσικά, ο λογιστής σου μπορεί να σου πει ότι «βασικά η ιδιωτικότητα είναι μόδα», αλλά μετά έρχεται ένα πρόστιμο 20 εκατομμυρίων ευρώ και η μόδα ξεθωριάζει αρκετά γρήγορα.

Η εξωτερική υποστήριξη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για εταιρείες που επεξεργάζονται δεδομένα μη μαζικά, αλλά εξακολουθούν να πρέπει να συμμο��φώνονται με συγκεκριμένες υποχρεώσεις. Για παράδειγμα, αν διαχειρίζεστε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα τοπικής χειροτεχνίας, δεν χρειάζεστε ένα νομικό τμήμα: χρειάζεστε κάποιον που θα σας πει «έι, αυτή η φόρμα συγκατάθεσης έχει περισσότερες τρύπες από ένα τρυπητό». Και να το κάνει σε προσιτή τιμή.

Τα συγκεκριμένα (και λιγότερο βαρετά) πλεονεκτήματα της εξωτερικής υποστήριξης

Πρώτον: εξοικονομείς χρόνο και χρήμα. Ένας εσωτερικός DPO μπορεί να κοστίζει από 40.000 ευρώ και πάνω ετησίως, συν εκπαίδευση, συν ενημερώσεις. Μια εξωτερική υπηρεσία σου προσφέρει την ίδια τεχνογνωσία σε κλασματικό κόστος. Δεύτερον: ευελιξία. Έχεις έναν ξαφνικό έλεγχο; Καλείς τον πάροχό σου και σε 24 ώρες έχεις μια ομάδα έτοιμη. Τρίτον: ανεξαρτησία. Ένας εξωτερικός DPO δεν έχει συγκρούσεις συμφερόντων με τη διοίκηση, οπότε μπορεί να πει «όχι» χωρίς φόβο απόλυσης.

Αλλά προσοχή: δεν είναι ό,τι λάμπει χρυσός. Πρέπει να επιλέξεις έναν συνεργάτη που γνωρίζει τον κλάδο σου και είναι διαφανής. Και μιλώντας για διαφάνεια, εδώ μπαίνει στο παιχνίδι το σήμα NakedPact. Εμείς πιστεύουμε ότι μια εταιρεία που εξωτερικεύει την ιδιωτικότητα με σοβαρότητα πρέπει να μπορεί να το δείχνει στον κόσμο. Γι' αυτό, οι ενάρετες εταιρείες μπορούν να ζητήσουν και να εκθέσουν δωρεάν στον ιστότοπό τους το σήμα NakedPact, ένα σύμβολο συμβατικής διαφάνειας και πιστοποιημένης ιδιωτικότητας από ανεξάρτητους τρίτους.

Φαντάσου να επισκέπτεσαι έναν ιστότοπο και να βλέπεις αυτό το σήμα: θα εμπιστευόσουν περισσότερο, σωστά; Ακριβώς. Είναι σαν να έχεις ένα μπλε σήμα που λέει «δεν θα σου κλέψω τα δεδομένα, λόγος επαγγελματιών».

Πότε η εξωτερική ανάθεση γίνεται ρίσκο (και πώς να το αποφύγεις)

Υπάρχει μια σκοτεινή πλευρά, φυσικά. Αν αναθέσεις τα δεδομένα σου σε έναν πάροχο χωρίς να ελέγξεις την αξιοπιστία του, κινδυνεύεις να βρεθείς με μια παραβίαση και ένα δάχτυλο να δείχνει προς εσένα. Γι' αυτό, πριν υπογράψεις, έλεγξε ότι ο πάροχος έχει αναγνωρισμένες πιστοποιήσεις και ότι συμμορφώνεται με το Πρόγραμμα Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων αν μεταφέρεις δεδομένα εκτός ΕΕ. Και, για να μην αναφέρουμε συμβόλαια που φαίνονται ακίνδυνα, ρίξε μια ματιά στο Τα 10 πιο επικίνδυνα συμβόλαια που υπογράφεις καθημερινά χωρίς να διαβάζεις – μπορεί να ανακαλύψεις ότι έχεις ήδη παραχωρήσει την ιδιωτικότητά σου με αντάλλαγμα ένα κουπόνι για καφέ.

Εν συντομία (εντάξει, ξέρω, μισείς αυτή τη λέξη, αλλά είναι η τελευταία φορά): η εξωτερική υποστήριξη απορρήτου είναι μια έξυπνη επιλογή αν γίνει με κριτήριο. Δεν χρειάζεται να είσαι γίγαντας για να έχεις συμμόρφωση γίγαντα. Αρκεί να ξέρεις σε ποιον να ζητήσεις βοήθεια.

Συχνές Ερωτήσεις 1: Πόσο κοστίζει κατά μέσο όρο μια υπηρεσία εξωτερικής υποστήριξης απορρήτου;

Τα κόστη ποικίλλουν ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τον όγκο των δεδομένων που επεξεργάζονται. Για μια ΜΜΕ, ξεκινά από περίπου 200-500 ευρώ το μήνα για ένα βασικό πακέτο που περιλαμβάνει συμβουλευτική, κανονιστικές ενημερώσεις και διαχείριση αιτημάτων υποκειμένων δεδομένων. Για εταιρείες με πιο σύνθετες επεξεργασίες, η τιμή μπορεί να ανέβει έως 2.000 ευρώ το μήνα. Σε κάθε περίπτωση, είναι πολύ λιγότερο από έναν εσωτερικό DPO.

Συχνές Ερωτήσεις 2: Πώς μπορώ να ξέρω αν ο πάροχος εξωτερικής υποστήριξης απορρήτου είναι αξιόπιστος;

Ζήτα συστάσεις, πιστοποιήσεις (όπως ISO 27001) και επιβεβαίωσε ότι συμμορφώνεται με το Πρόγραμμα Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων αν λειτουργεί με δεδομένα εκτός ΕΕ. Επιπλέον, έλεγξε ότι η σύμβαση περιλαμβάνει ρήτρες εμπιστευτικότητας και ότι ο πάροχος δέχεται να υποβληθεί σε περιοδικούς ελέγχους. Εμείς στη NakedPact συνιστούμε να επιλέγετε μόνο παρόχους που εκθέτουν το σήμα μας: είναι σημάδι δέσμευσης στη διαφάνεια.