Richiesta di accesso ostile? Come difenderti senza violare il GDPR

Quando una SAR diventa un'arma

Immagina di ricevere una richiesta di accesso ai dati (SAR) da un ex dipendente che chiede ogni email, chat e report degli ultimi 5 anni. Sembra più una vendetta che un esercizio di diritti. Il GDPR ti obbliga a rispondere, ma non a farti travolgere.

La chiave è bilanciare trasparenza e proporzionalità. Non devi diventare un archivista personale di chiunque abbia un rancore.

Featured Snippet: Come rispondere a una SAR ostile?

Per rispondere a una SAR ostile, valuta se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva. Puoi richiedere un contributo spese ragionevole o rifiutarti di agire, ma devi dimostrare la sproporzionalità. Documenta il tempo e le risorse necessarie e, se possibile, proponi un ambito più limitato.

I tre pilastri per gestire una SAR difficile

1. Verifica l'identità del richiedente

Prima di tutto, assicurati che la persona sia chi dice di essere. Puoi chiedere informazioni aggiuntive, ma non esagerare: non serve una perizia calligrafica.

2. Valuta la proporzionalità

Una richiesta è sproporzionata se richiede uno sforzo eccessivo rispetto al diritto esercitato. Ad esempio, chiedere tutti i log di accesso di 3 anni per un account inattivo. In tal caso, puoi limitare la risposta o chiedere un contributo spese.

3. Rispondi tempestivamente (ma non subito)

Hai un mese per rispondere, prorogabile di altri due mesi se la richiesta è complessa. Usa questo tempo per valutare, non per procrastinare. Una risposta frettolosa può esporti a rischi.

Analogia: è come ordinare una pizza

Se un cliente ordina una pizza con 50 ingredienti diversi, il pizzaiolo può dire: "Questa richiesta è eccessiva, le faccio una margherita o paga un extra". Con le SAR funziona allo stesso modo: puoi negoziare l'ambito o chiedere un contributo spese ragionevole.

Cosa dice la legge

L'Articolo 12(5) del GDPR stabilisce che puoi rifiutarti di agire o addebitare un costo se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva. Ma attenzione: devi dimostrarlo. Tieni traccia del tempo speso e delle risorse impiegate.

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