Curriculum nel cassetto? Ecco quanto tempo puoi tenerli (e quando devi buttarli)
Содержание
Quanto tempo conservare i curriculum? La risposta che cercavi
Se sei un HR o un imprenditore, probabilmente hai un cassetto (digitale o fisico) pieno di curriculum. La domanda è: per quanto tempo puoi tenerli senza violare il GDPR? La risposta breve: non più di quanto necessario. Ma cosa significa in pratica? Di solito, 6-12 mesi dopo la fine del processo di selezione, salvo consenso esplicito per future opportunità.
La base giuridica: perché non puoi tenerli per sempre
Il GDPR richiede una base giuridica per trattare i dati personali. Per i curriculum, la base è solitamente l'esecuzione di misure precontrattuali (art. 6(1)(b)). Una volta terminata la selezione, quella base decade. Se vuoi tenerli per future posizioni, devi ottenere il consenso esplicito del candidato (art. 7).
Conservazione standard: 6 mesi
Per la maggior parte dei processi di selezione, 6 mesi sono sufficienti per gestire eventuali reclami o contestazioni. Dopo, i dati vanno cancellati o anonimizzati. Attenzione: leggi nazionali possono prevedere termini diversi (es. in Italia, 12 mesi per contenziosi).
Conservazione con consenso: fino a 24 mesi
Se il candidato ha dato il consenso esplicito, puoi conservare il CV per un periodo più lungo, di solito 12-24 mesi. Ricorda: il consenso deve essere libero, specifico, informato e revocabile in qualsiasi momento. Non puoi subordinare la candidatura al consenso per usi futuri.
Cosa dice la legge? Il parere del Garante
Il Garante per la protezione dei dati personali italiano, con il provvedimento del 5 giugno 2014 (ancora valido), ha stabilito che i curriculum possono essere conservati per un massimo di 12 mesi dopo la ricezione, salvo diversa indicazione. Per l'UE, il Regolamento GDPR non fissa un termine preciso, ma richiede il rispetto del principio di limitazione della conservazione.
Come gestire la conservazione: una checklist pratica
- Definisci un periodo di conservazione chiaro (es. 6 mesi per candidati non assunti).
- Informa i candidati nella privacy policy o nell'informativa.
- Ottieni il consenso esplicito per conservare oltre il termine.
- Implementa un sistema di cancellazione automatica dopo la scadenza.
- Documenta le tue policy per dimostrare conformità.
FAQ
Posso conservare i curriculum per 5 anni come prassi aziendale?
No, a meno che non ci sia una specifica base giuridica (es. obbligo di legge per contenziosi). Il GDPR richiede che la conservazione sia limitata al necessario. 5 anni è generalmente eccessivo per curriculum di candidati non assunti.
Cosa succede se non cancello i curriculum dopo il termine?
Rischi sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale. Inoltre, il candidato può presentare reclamo al Garante e chiedere risarcimento danni.
Devo cancellare anche i curriculum dei candidati assunti?
No, per i dipendenti il trattamento è basato sul rapporto di lavoro. Il curriculum fa parte del fascicolo personale e va conservato secondo le norme sul personale (di solito 10 anni dopo la cessazione).
Ricezione CV
Inizio del trattamento: base giuridica per selezione.
Fine selezione
Se non assunto, inizia il periodo di conservazione.
6-12 mesi dopo
Scadenza standard: cancella o anonimizza.
Con consenso: fino a 24 mesi
Se il candidato ha acconsentito, puoi tenere il CV per future posizioni.
Scadenza massima
Dopo 24 mesi, cancella sempre, anche con consenso.
Редакционный комитет NakedPact
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