Curriculum vitae: per quanti anni devo conservarli secondo il GDPR? (e quando cancellarli)

Quanto tempo conservare i curriculum? La risposta in 50 parole

Secondo il GDPR, i curriculum dei candidati non selezionati vanno conservati per un massimo di 6-12 mesi dopo la conclusione del processo di selezione, salvo consenso esplicito per un periodo più lungo. Per i candidati assunti, il curriculum diventa parte del fascicolo del personale e va conservato per tutta la durata del rapporto di lavoro, più 5-10 anni dopo la cessazione (secondo le leggi nazionali).

La regola d'oro: principio di limitazione della conservazione

L'articolo 5, paragrafo 1, lettera e) del GDPR stabilisce che i dati personali devono essere conservati per un tempo non superiore a quello necessario alle finalità per cui sono trattati. In pratica: se hai raccolto un curriculum per una selezione, una volta terminata la selezione, non hai più motivo di tenerlo. Semplice, no? Eppure molti HR lo dimenticano, accumulando montagne di CV che diventano una bomba a orologeria per la privacy.

Curriculum dei candidati non assunti: 6-12 mesi sono la norma

La prassi comune (e raccomandata dalle autorità di controllo come il Garante italiano) è di conservare i curriculum dei candidati non selezionati per un periodo compreso tra 6 e 12 mesi dopo la conclusione del processo di selezione. Questo termine è considerato congruo per eventuali contestazioni o esigenze di difesa legale. Oltre, serve il consenso esplicito del candidato per un'ulteriore conservazione (ad esempio per future opportunità).

Curriculum dei dipendenti assunti: finché dura il rapporto, e oltre

Se il candidato viene assunto, il curriculum diventa parte del fascicolo personale. In questo caso, la conservazione segue le regole del diritto del lavoro: per tutta la durata del rapporto di lavoro e, dopo la cessazione, per il periodo di prescrizione dei diritti (di solito 5 anni, ma in alcuni casi fino a 10). Attenzione: non si applica più il limite dei 12 mesi, ma le tempistiche più lunghe previste dalla normativa lavoristica.

E se il candidato dà il consenso per una conservazione più lunga?

Il consenso è una base giuridica valida, ma deve essere specifico, informato e revocabile. Se un candidato ti autorizza a tenere il suo CV per 2 anni, puoi farlo. Ma attenzione: il consenso non è una scappatoia per conservare i dati in eterno. Devi comunque rispettare il principio di minimizzazione e cancellare i dati quando non servono più. Inoltre, il candidato può revocare il consenso in qualsiasi momento, e tu devi cancellare tutto.

Checklist per la conservazione dei curriculum (e per non finire sotto inchiesta)

• Definisci un periodo di conservazione massimo (es. 12 mesi) e comunicalo nella privacy policy.
• Allo scadere del termine, cancella o anonimizza i dati.
• Se vuoi conservare più a lungo, chiedi il consenso esplicito e documentalo.
• Per i dipendenti assunti, integra il curriculum nel fascicolo e segui le regole del lavoro.
• Fai una pulizia periodica dei CV vecchi: non aspettare che scada il termine, sii proattivo.

Ricorda: conservare i curriculum per anni senza motivo è come tenere in cantina scatole di carte vecchie: prima o poi qualcuno le troverà e ti chiederà conto. Meglio fare ordine.

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