Curriculum e GDPR: quanto tempo devi conservarli? (E quando cancellarli)
Indice dei Contenuti
Quanto tempo conservare i curriculum? La risposta che cercavi
Se ricevi curriculum, il GDPR ti impone di conservarli solo per il tempo necessario. In pratica, per le candidature spontanee o per posizioni aperte, il termine standard è 6-12 mesi dopo la chiusura della selezione. Oltre, devi cancellarli o anonimizzarli, salvo consenso esplicito del candidato per future opportunità.
Base giuridica: perché non puoi tenerli per sempre
Il GDPR richiede una base giuridica per il trattamento. Per i curriculum, di solito è l'esecuzione di misure precontrattuali (art. 6.1.b). Una volta esaurita la selezione, la base decade. Se vuoi conservarli più a lungo, devi ottenere un consenso specifico e informato (art. 7).
Il consenso non è una scappatoia
Attenzione: il consenso deve essere libero, revocabile e specifico. Non puoi chiedere 'autorizzo la conservazione per 5 anni' in una checkbox generica. Meglio separare la candidatura dalla richiesta di conservazione. Altrimenti, rischi che il consenso sia invalido.
Conservazione per obblighi di legge
In alcuni settori (es. pubblico, finanziario) leggi nazionali impongono termini più lunghi. In Italia, ad esempio, i documenti contabili vanno tenuti 10 anni. Ma per i curriculum, salvo casi particolari, non ci sono obblighi specifici. Quindi attieniti al principio di minimizzazione: conserva solo ciò che serve, per il tempo strettamente necessario.
Cosa fare se ricevi curriculum non richiesti
Se un candidato ti invia il CV senza che tu abbia aperto una posizione, hai due strade: cancellarlo subito (se non sei interessato) o chiedere il consenso per tenerlo in banca dati. In ogni caso, informa il candidato entro 30 giorni su come tratterai i suoi dati (art. 14 GDPR).
Featured Snippet Bait: Quanto tempo conservare i curriculum secondo il GDPR?
Il GDPR non fissa un termine preciso, ma il principio di limitazione della conservazione impone di cancellare i curriculum non appena esaurita la finalità. Per le selezioni, si ritiene congruo un periodo di 6-12 mesi dopo la chiusura. Oltre, serve consenso esplicito o obbligo di legge.
Come gestire la cancellazione
Devi predisporre procedure per cancellare i curriculum scaduti. Puoi usare un sistema di archiviazione con scadenze automatiche. Ricorda: la cancellazione deve essere definitiva e sicura. Se usi servizi cloud, verifica che anche loro cancellino i backup.
Sanzioni: cosa rischi
Conservare i curriculum oltre il termine può costarti caro. Il Garante può multarti fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale. Inoltre, il candidato può chiedere risarcimento per danni. Meglio prevenire.
FAQ
Posso conservare i curriculum per 5 anni se il candidato dà il consenso?
Sì, ma il consenso deve essere specifico, informato e revocabile. Devi spiegare perché 5 anni e per quali finalità. Inoltre, il candidato può ritirare il consenso in qualsiasi momento, obbligandoti a cancellare il CV.
Cosa succede se non cancello i curriculum dopo 12 mesi?
Violeresti il principio di limitazione della conservazione (art. 5.1.e GDPR). Il Garante può sanzionarti e il candidato può lamentarsi. Inoltre, in caso di data breach, i rischi aumentano.
Devo conservare i curriculum dei candidati assunti?
Sì, ma solo per la durata del rapporto di lavoro e per adempiere a obblighi legali (es. fiscali, previdenziali). Dopo la cessazione, valuta se conservarli per eventuali controversie (di solito 5-10 anni). Ma separa i dati personali non necessari.
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