क्या आप CV को 10 साल तक रख सकते हैं? GDPR के तहत डेटा रिटेंशन का सच

कल्पना कीजिए: आपके पास 2015 से एक CV पड़ा है, और अब आप सोच रहे हैं कि इसे रखना सही है या नहीं। GDPR के तहत डेटा रिटेंशन एक ऐसा विषय है जो कानूनी दस्तावेज़ पढ़ने जितना ही मज़ेदार है – यानी बिल्कुल नहीं। लेकिन चिंता न करें, हम इसे आसान बनाएंगे।

GDPR के तहत CV रखने की अधिकतम अवधि क्या है?

GDPR में कोई निश्चित समय सीमा नहीं है, लेकिन सिद्धांत यह है कि डेटा को केवल उस उद्देश्य के लिए रखा जाना चाहिए जिसके लिए इसे एकत्र किया गया था। आमतौर पर, CV को भर्ती प्रक्रिया के दौरान और उसके बाद 6 महीने से 1 साल तक रखना उचित माना जाता है। इसके बाद, आपको उन्हें डिलीट कर देना चाहिए या अनामित कर देना चाहिए।

क्या आप CV को 10 साल तक रख सकते हैं?

तकनीकी रूप से, हाँ, यदि आपके पास कोई वैध कानूनी आधार है, जैसे कि कानूनी दावे से बचाव। लेकिन सामान्यतः, इतने लंबे समय तक CV रखना GDPR के 'डेटा न्यूनीकरण' सिद्धांत का उल्लंघन हो सकता है। यह ऐसा है जैसे आप अपने घर में 10 साल पुराने अखबार रखें – जगह तो लेते हैं, लेकिन काम के नहीं।

डेटा रिटेंशन पॉलिसी कैसे बनाएं?

एक स्पष्ट नीति बनाएं जिसमें बताया गया हो कि किस प्रकार का डेटा कितने समय तक रखा जाएगा। उदाहरण के लिए, CV को 6 महीने, ऑफर लेटर को 3 साल, और पेरोल डेटा को 5 साल। इस नीति को अपनी वेबसाइट पर प्रकाशित करें और उम्मीदवारों को सूचित करें।

क्या होगा अगर आप नियमों का पालन नहीं करते?

GDPR के उल्लंघन पर 20 मिलियन यूरो या वैश्विक वार्षिक कारोबार का 4% तक जुर्माना हो सकता है। इसलिए, CV को अनावश्यक रूप से रखना महंगा पड़ सकता है।

FAQ

क्या मैं CV को 2 साल तक रख सकता हूँ?

हाँ, यदि आपके पास कोई वैध कारण है, जैसे कि भविष्य की नौकरी के लिए विचार करना। लेकिन उम्मीदवार को सूचित करना और उनकी सहमति लेना आवश्यक है।

क्या मुझे CV डिलीट करने के बाद उम्मीदवार को बताना होगा?

GDPR के तहत, आपको डेटा डिलीट करने की सूचना देने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह अच्छा अभ्यास है।

क्या मैं CV को एन्क्रिप्टेड रूप में रख सकता हूँ?

हाँ, एन्क्रिप्शन एक सुरक्षा उपाय है, लेकिन यह रिटेंशन अवधि को प्रभावित नहीं करता। आपको फिर भी डेटा को समय पर डिलीट करना होगा।