¿Caducan los currículums? La verdad sobre cuánto tiempo conservarlos según el GDPR
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¿Por qué importa cuánto tiempo guardes un currículum?
Imagina que limpias tu casa y encuentras una pila de CVs de hace 5 años. ¿Los tiras? ¿Los quemas? Según el GDPR, conservarlos sin motivo es como tener un polvorín de datos personales. Y sí, puede explotar en una multa.
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) exige que los datos personales se conserven solo el tiempo necesario. Para los currículums, la regla general es: si no contrataste al candidato, 6 meses a 1 año después del proceso. Si lo contrataste, hasta que termine la relación laboral más el plazo de prescripción de reclamaciones (normalmente 4-5 años).
Featured Snippet: ¿Cuánto tiempo debo conservar los currículums según el GDPR?
Para candidatos no contratados, el plazo recomendado es de 6 a 12 meses tras finalizar el proceso de selección. Para empleados, hasta 5 años después de la extinción del contrato, según la legislación laboral aplicable. Siempre debes informar al candidato de este plazo en tu política de privacidad.
El mito de los 3 años
Algunos creen que pueden guardar CVs por 3 años "por si acaso". Error. El GDPR no fija un número mágico; exige que justifiques el plazo. Si no tienes una base legal (como un consentimiento explícito para futuras ofertas), conservar datos más allá de lo necesario es ilegal. Es como tener un armario lleno de ropa que nunca usas: solo ocupa espacio y atrae polvo (y multas).
¿Y si el candidato da su consentimiento?
Puedes pedir permiso para guardar su CV por más tiempo, pero ojo: el consentimiento debe ser libre, específico e informado. No vale un "¿te importa si te guardo aquí?" mientras le ofreces un café. Además, el candidato puede retirar su consentimiento en cualquier momento. Si lo hace, borra el CV sin demora.
Consejos prácticos para no meter la pata
- Establece plazos claros en tu política de privacidad (ej.: "conservaremos tu CV por 12 meses tras el proceso").
- Automatiza la eliminación: usa sistemas que borren datos caducados sin que tengas que acordarte.
- Si usas plataformas de reclutamiento, verifica que cumplan con el GDPR y te permitan configurar plazos de retención.
- Para candidatos no seleccionados, ofrece siempre la opción de que sus datos sean eliminados inmediatamente si lo solicitan.
¿Qué dice la AEPD o la autoridad competente?
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda no conservar CVs de candidatos no contratados más de un año, salvo que exista una obligación legal o consentimiento. En caso de inspección, deberás demostrar que cumples con el principio de limitación del plazo de conservación.
FAQ
¿Puedo guardar CVs de candidatos que no contraté por 5 años?
Solo si tienes una base legal, como una obligación legal (ej.: leyes de igualdad de oportunidades que exijan conservar datos de procesos selectivos) o consentimiento explícito del candidato. Sin eso, es ilegal.
¿Qué pasa si no borro los CVs a tiempo?
Te expones a sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de tu facturación anual, además de daños reputacionales. La autoridad de protección de datos puede inspeccionarte y multarte.
¿Debo informar al candidato del plazo de conservación?
Sí, es obligatorio según el artículo 13 del GDPR. Debes indicar el período de conservación o los criterios para determinarlo en tu política de privacidad y en el momento de recoger los datos.
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