Πόσα χρόνια πρέπει να κρατάς τα βιογραφικά; Ο GDPR σπάει τη σιωπή
Πίνακας Περιεχομένων
Το δίλημμα του κάθε HR: Πότε να σβήσω τα CV;
Αν νομίζετε ότι η διαχείριση βιογραφικών είναι βαρετή, σκεφτείτε ότι είναι σαν να διαβάζετε τους Όρους Χρήσης ενώ καθαρίζετε αρμούς πλακιδίων με οδοντόβουρτσα. Αλλά ο GDPR έρχεται να σπάσει τη μονοτονία με ένα καίριο ερώτημα: πόσο καιρό μπορείτε να κρατάτε τα δεδομένα των υποψηφίων;
Featured Snippet Bait: Ποια είναι η βασική αρχή;
Ο GDPR δεν ορίζει συγκεκριμένο χρονικό όριο, αλλά απαιτεί τα δεδομένα να διατηρούνται μόνο για όσο χρόνο είναι απαραίτητα για τον σκοπό που συλλέχθηκαν. Για βιογραφικά, συνήθως 6-12 μήνες μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας πρόσληψης είναι αποδεκτό, εκτός αν υπάρχει συγκατάθεση για μεγαλύτερο διάστημα.
Γιατί δεν υπάρχει μαγικός αριθμός;
Ο GDPR είναι σαν εκείνον τον φίλο που λέει «ανάλογα» σε κάθε ερώτηση. Δεν δίνει συγκεκριμένο αριθμό ετών, αλλά θέτει αρχές: περιορισμός σκοπού, ελαχιστοποίηση δεδομένων και περιορισμός αποθήκευσης. Πρακτικά, αν κρατάτε βιογραφικά για 5 χρόνια χωρίς λόγο, μάλλον παραβιάζετε τον κανονισμό.
Η εξαίρεση της συγκατάθεσης
Αν ζητήσετε ρητή συγκατάθεση από τον υποψήφιο για μελλοντικές θέσεις, μπορείτε να κρατήσετε το βιογραφικό για μεγαλύτερο διάστημα. Αλλά προσοχή: η συγκατάθεση πρέπει να είναι ελεύθερη, συγκεκριμένη και να μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή. Διαφορετικά, καλύτερα να ορίσετε μια πολιτική διαγραφής μετά από 12 μήνες.
Πρακτικές συμβουλές για HR
- Ορίστε σαφή χρονικά όρια στην πολιτική απορρήτου σας (π.χ. 6 μήνες για απορριφθέντες, 2 χρόνια για προσληφθέντες).
- Αυτοματοποιήστε τη διαγραφή μετά την πάροδο του χρόνου.
- Τεκμηριώστε τη νομική βάση για κάθε περίοδο διατήρησης.
Για περισσότερες λεπτομέρειες, συμβουλευτείτε τον κανονισμό GDPR στην EUR-Lex.
FAQ
Πόσο καιρό μπορώ να κρατήσω βιογραφικά απορριφθέντων υποψηφίων;
Συνήθως 6-12 μήνες, εκτός αν υπάρχει συγκατάθεση για μεγαλύτερο διάστημα ή νομική υποχρέωση.
Τι γίνεται αν ο υποψήφιος ζητήσει διαγραφή νωρίτερα;
Πρέπει να διαγράψετε τα δεδομένα αμέσως, εκτός αν υπάρχει νόμιμος λόγος διατήρησης (π.χ. δικαστική διαμάχη).
Μπορώ να κρατήσω βιογραφικά για 5 χρόνια αν το αναφέρω στην πολιτική;
Όχι, αν δεν υπάρχει νόμιμη βάση. Η πολιτική πρέπει να συμμορφώνεται με την αρχή του περιορισμού αποθήκευσης.
Συντακτική Επιτροπή NakedPact
Άρθρο δημιουργημένο από τη σύνταξη του NakedPact. Αποστολή μας είναι να αναλύουμε, να απλοποιούμε και να εκθέτουμε καταχρηστικούς όρους και κρυφούς κινδύνους σε καθημερινά συμβόλαια για την προστασία των πολιτών και των καταναλωτών.
Πηγές και Νομικές Αναφορές
Είστε κάτοχος ιστότοπου;
Θέλετε να επικοινωνήσετε στους χρήστες σας τη διαφάνεια στην επεξεργασία των δεδομένων σας; Χρησιμοποιήστε δυναμικά το σήμα μας και αναδείξτε τη συμμόρφωση της πλατφόρμας σας.
Προτεινόμενα Αναγνώσματα
🛡️ Προστατέψτε τα δικαιώματά σας με ένα κλικ
Μην ρισκάρετε να υπογράψετε καταχρηστικούς όρους. Εγκαταστήστε τη δωρεάν επέκταση NakedPact για Chrome ή Firefox και αναλύστε αμέσως οποιοδήποτε συμβόλαιο στο διαδίκτυο.
Μην εμπιστεύεστε, επαληθεύστε.
Τώρα που γνωρίζετε τους κινδύνους, μην υπογράφετε στα τυφλά. Ανεβάστε το συμβόλαιό σας στο NakedPact και αφήστε την ΤΝ να βρει τους κρυφούς όρους. Είναι 100% δωρεάν.
Αναλύστε το συμβόλαιό σας τώρα