كم سنة يجب أن أحتفظ بالسير الذاتية؟ دليل GDPR للتخزين والحذف

مقدمة: مشكلة السير الذاتية المتراكمة

تخيل أن لديك درجًا مليئًا بالسير الذاتية من سنوات مضت. هل تعلم أن الاحتفاظ بها دون سبب واضح قد يكلفك غرامة بموجب GDPR؟ نعم، حتى السير الذاتية تخضع لقواعد صارمة.

ما هو مبدأ تقييد التخزين (Storage Limitation)؟

ينص GDPR على أن البيانات الشخصية يجب ألا تُحتفظ بها لفترة أطول من اللازم للغرض الذي جمعت من أجله. بالنسبة للسير الذاتية، الغرض هو تقييم المرشح لوظيفة معينة.

بمجرد انتهاء عملية التوظيف، يجب حذف السيرة الذاتية ما لم يكن هناك سبب قانوني للاحتفاظ بها (مثل موافقة المرشح أو التزام قانوني).

Featured Snippet Bait: كم سنة يجب الاحتفاظ بالسير الذاتية؟

وفقًا لتوجيهات GDPR، لا توجد مدة محددة، لكن الممارسة الشائعة هي 6 أشهر إلى سنة بعد انتهاء عملية التوظيف. إذا حصلت على موافقة صريحة، يمكنك الاحتفاظ بها لمدة أقصاها سنتان.

متى يمكن الاحتفاظ بالسير الذاتية لفترة أطول؟

إذا كان لديك أساس قانوني مثل الموافقة أو الالتزام بقانون العمل المحلي (مثل قوانين مكافحة التمييز التي تتطلب الاحتفاظ بسجلات التوظيف لعدة سنوات).

على سبيل المثال، في بعض الدول الأوروبية، يجب الاحتفاظ بسجلات التوظيف لمدة تصل إلى 3 سنوات بعد انتهاء العقد. لكن السير الذاتية للمرشحين غير المعينين لا تخضع لهذا.

ماذا تفعل بالسير الذاتية القديمة الآن؟

أفضل ممارسة هي وضع سياسة واضحة: احتفظ بالسير الذاتية لمدة 6 أشهر بعد إشعار الرفض، ثم احذفها بشكل آمن. إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بها لفترة أطول، اطلب موافقة صريحة من المرشح.

تذكر أن المادة 5(1)(e) من GDPR تنص على أن البيانات يجب أن تُحذف عندما لا تعود ضرورية.

نصيحة عملية: أتمتة الحذف

استخدم أدوات إدارة المرشحين (ATS) التي تحذف السير الذاتية تلقائيًا بعد فترة محددة. بهذه الطريقة، تتجنب النسيان وتضمن الامتثال.

FAQ