Hôteliers, attention : le Garante privacy vous interdit de conserver les pièces d'identité de vos clients

Imaginez devoir effacer chaque photo de votre dernier voyage dès que vous l'avez montrée à un ami. C'est exactement ce que le Garante privacy impose aux hôteliers avec les copies des pièces d'identité de leurs clients. Fini les classeurs remplis de passeports et de cartes d'identité : l'autorité italienne de protection des données a rappelé que conserver ces copies après les avoir communiquées à la police est une violation pure et simple du GDPR.

Pourquoi cette décision ?

Featured Snippet: Les hôteliers peuvent-ils conserver une copie des documents d'identité après les avoir communiqués à la police ? Non, selon le Garante privacy, ils doivent les détruire immédiatement pour respecter le principe de minimisation des données.

Le principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD) impose de ne traiter que les données strictement nécessaires à la finalité. Ici, la finalité est la communication aux autorités de sécurité publique. Une fois cette communication effectuée, conserver la copie n'est plus justifié. Le Garante a été clair : la conservation ultérieure est disproportionnée et expose l'établissement à des sanctions.

Que risquez-vous si vous ne supprimez pas ces copies ?

En cas de contrôle, les hôteliers s'exposent à des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel. Sans parler de l'atteinte à la réputation. Le Garante peut aussi ordonner la destruction immédiate sous astreinte. Autant dire que garder des photocopies « au cas où » revient à jouer à la roulette russe avec le règlement.

Et puis, franchement, combien d'hôteliers ont réellement besoin de ces copies ? La plupart les conservent par habitude ou par peur de perdre une trace. Mais avec les obligations de sécurité, c'est un risque inutile. Cela me rappelle ces gens qui gardent tous leurs emails depuis 2005 « au cas où » – spoiler : ils ne les reliront jamais.

Comment se conformer ?

La marche à suivre est simple :

• Ne pas copier les documents dès le départ, sauf si la loi l'exige expressément.
• Si vous devez les communiquer, transmettez les données sans en garder de copie.
• Si vous avez déjà des copies, détruisez-les immédiatement (papier : déchiqueteuse, numérique : suppression définitive).

Pensez à mettre à jour votre registre des traitements et à former votre personnel. Le Garante a publié une fiche pratique sur son site : Garante per la protezione dei dati personali.

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