Hotel, buttate via le fotocopie: il Garante Privacy fa piazza pulita dei documenti degli ospiti
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Addio, archivio segreto di fotocopie in hotel
Immaginate di arrivare in hotel dopo un viaggio estenuante, e mentre sognate già il letto, vi chiedono la fotocopia del documento. La date, pensando sia normale. Invece, non lo è. Il Garante per la protezione dei dati personali ha appena stabilito che gli albergatori devono cancellare quei dati subito dopo averli comunicati alle autorità di pubblica sicurezza.
Cosa devono fare gli albergatori con i dati degli ospiti?
Devono conservarli solo il tempo strettamente necessario per comunicarli alla polizia. Dopo, devono distruggerli o cancellarli, senza possibilità di archiviarli per futuri check-in o marketing. È il principio di minimizzazione del GDPR: meno dati si trattengono, meglio è.
Conservare fotocopie dei clienti è come tenere il biglietto del parcheggio dopo aver già pagato: inutile e ingombrante. Eppure molti hotel lo fanno, per comodità. Ora il Garante dice basta.
Il principio di minimizzazione e proporzionalità
Secondo il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario. Conservare copie del documento d'identità dopo aver assolto all'obbligo di comunicazione alle autorità viola questo principio.
Non solo: l'archiviazione di questi dati sensibili (il documento contiene foto, nome, indirizzo) espone gli ospiti a rischi di furto d'identità o violazione della privacy. E l'hotel rischia sanzioni salate fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo.
Cosa cambia per gli ospiti?
Se l'hotel vi chiede una fotocopia del documento, potete fornirla, ma con la consapevolezza che deve essere cancellata subito dopo la comunicazione alla polizia. Potete anche chiedere all'albergatore di mostrarvi la procedura di cancellazione. Essere trasparenti è un obbligo.
Attenzione: il documento originale deve essere solo esibito, non consegnato. E non potete rifiutarvi di mostrarlo: l'obbligo di identificazione rimane (art. 109 TULPS). Ma non dovete accettare che ne conservino una copia.
FAQ
Posso rifiutarmi di dare il documento?
Sì, potete rifiutarvi di consegnare una fotocopia. La legge richiede solo l'esibizione del documento. Se l'hotel insiste, potete contattare il Garante Privacy.
Cosa rischio se l'hotel conserva la copia?
L'hotel rischia una sanzione pecuniaria e l'ospite può segnalare la violazione. Inoltre, se i dati vengono usati impropriamente, potete chiedere danni.
Quanto tempo devono tenere i dati?
Solo il tempo necessario per comunicarli alle autorità (di solito entro 24 ore). Dopo, immediata cancellazione o distruzione.
Checklist per albergatori: come gestire i documenti degli ospiti correttamente
- Richiedi solo l'esibizione del documento✓
- Non fare fotocopie se non strettamente necessario✓
- Se fai copia, cancellala subito dopo la comunicazione⏳
- Non archiviare per future prenotazioni⏳
- Informa gli ospiti della procedura⏳
Spunta le voci per garantire la conformità GDPR
Comitato Editoriale NakedPact
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